Manual Excel vs Software Akuntansi: Mana yang Lebih Ampuh Meloloskan Anda dari 'Audit Halal' yang Ketat?
Sebagai auditor dan konsultan yang sering memeriksa dokumen persiapan halal klien, ada satu momen yang paling sering bikin pemilik bisnis keringat dingin.
Yaitu saat auditor bertanya: "Tolong tunjukkan bukti pembelian (Purchase Order) tepung terigu Batch Nomor 123 yang dipakai produksi tanggal 5 Januari lalu. Dan mana kartu stok pemakaiannya?"
Jika Anda masih mengandalkan pencatatan manual atau Excel yang rumit, mencari satu data ini bisa memakan waktu berjam-jam. Dan jika datanya hilang atau tidak sinkron, itu bisa menjadi Temuan yang menghambat terbitnya Sertifikat Halal.
Di sinilah peran teknologi. Sebagai mahasiswa Akuntansi yang mendalami sistem informasi, saya sangat menyarankan klien (terutama manufaktur/resto) untuk beralih ke Software Akuntansi Berbasis Cloud (SaaS). Bukan gaya-gayaan, tapi demi kemudahan dalam proses audit halal.
1. Fitur Kunci: Traceability (Ketertelusuran)
Dalam Sistem Jaminan Produk Halal (SJPH), ketertelusuran adalah harga mati. Anda harus bisa membuktikan bahwa produk jadi A, dibuat dari bahan baku B, C, dan D yang semuanya halal.
Software akuntansi modern (seperti Accurate Online, Mekari Jurnal, atau Zahir) memiliki fitur Serial Number / Batch Number Tracking.
- Manfaat: Saat auditor menunjuk satu botol produk jadi, Anda tinggal klik di software, dan sistem akan menarik mundur data historisnya: Kapan diproduksi, pakai bahan batch berapa, dan dibeli dari supplier mana. Semua tersaji dalam hitungan detik.
2. Manajemen Kedaluwarsa (Expired Date Alert)
Bahan yang sudah kedaluwarsa haram hukumnya masuk ke ruang produksi. Dalam audit halal, penggunaan bahan expired adalah pelanggaran fatal.
Software akuntansi yang handal memiliki fitur Inventory Aging dan notifikasi kedaluwarsa. Sistem akan "berteriak" (memberi notifikasi) jika ada bahan di gudang yang mendekati tanggal ED, sehingga tim gudang bisa memisahkan atau memusnahkannya sebelum sempat terpakai produksi.
3. Formulir Produksi (Bill of Materials) yang Terkunci
Konsistensi adalah kunci. Resep (formula) produk yang didaftarkan ke BPJPH harus sama persis dengan yang diproduksi di pabrik.
Di software akuntansi, Anda bisa mengunci fitur Bill of Materials (BOM). Karyawan produksi tidak bisa sembarangan mengubah takaran atau mengganti bahan baku tanpa persetujuan manajer. Ini adalah bentuk Pengendalian Internal (Internal Control) yang sangat disukai auditor.
Rekomendasi Software untuk UMKM & Korporasi
Berdasarkan pengalaman saya mendampingi klien, berikut beberapa software lokal yang fitur inventory-nya cukup mumpuni untuk mendukung sistem halal:
*Disclaimer: Pemilihan software harus disesuaikan dengan skala bisnis dan budget perusahaan Anda.
Kesimpulan
Sertifikasi halal bukan hanya soal "Boleh Makan atau Tidak", tapi soal Manajemen Mutu. Dengan merapikan sistem akuntansi dan stok menggunakan teknologi, Anda telah menyelesaikan 50% beban persiapan audit halal.
Bisnis Anda sudah rapi secara sistem, tapi masih bingung dokumen legalitas halalnya?
Serahkan urusan sertifikasi kepada PT. Halal Legal Indonesia. Kami membantu Anda memastikan sistem yang Anda bangun sesuai dengan standar regulasi BPJPH.
Konsultasi Sistem Jaminan Halal